创业手册之二企业管理
人事管理讲座
人际交往的前题就是与人沟通。同样，沟通在商业活动中也居于极其重要的地位，作为一个企业或公司领导管理者如果不能对下属或员工进行行之有效的沟通，了解员工的需求，吸取职员的优点和特长，那么，这个管理者起码是个不称职的管理者，或者说不应该是个管理者。
在哈佛案例教学里，很重视人的管理，尤其是沟通这门商业界的高层管理艺术。况且在现今这个商业社会里最注重的就是"员工意见沟通"、"员工意见沟通"这一词汇现已被扩充为"公司上下意见沟通"。
这是因为真正的意见沟通是双方向的，如果管理阶层和员工之间无法以面对面的方式来融洽地进行交换意见，那么意见沟通是不可能收到任务效果的。然而，至今在许多公司所谓" 意见沟通"只不过是停留在布告栏上或管理政策上而已。
人才的培训是出于公司的需要，然而如何培训，却不能仅仅靠管理者的意愿，更重要的是要培育企业界所需要的人才。所以，以更具效率的方式来培育人才，才是管理者罗致人才的重点。
一个刚上任的企业高层管理人才，很有可能采取大刀阔斧的方法，试图在短时间内使所管辖的部门脱胎换骨。然而，事情并不那么简单，须知，一切的经营管理法则，都离不开人性因素。
第一节 "人"是企业的灵魂
无论是在工厂、企业。哪一个单位都离不开"人"，从社会发展来看，朴素的社会学认为人是万物的主宰，管理学应该从"人"入手。
而管理者则可以采用下面的"激励"要素, 来满足员工的不同需要:
第一级：生存需要，如提高工资、奖金、改善工作条件、定期医疗检查、娱乐等。
第二级：安全需要，如享有优先股权、保险、职业稳定、口头承诺和书面承诺与晋升。
第三级：归属需要，如邀请到特殊场合、有机会加入特殊任务小组、有机会成为委员会成员、成为俱乐部组织成员、工作轮换。
第四级：自尊需要，如奖励表扬、授予称号、公开场合露面、为管理委员会服务。
第五级：自我实现的需要，如带薪休假、领导项目任务小组、受教育的机会、承担教学任务、承担指导任务
了解员工不同层次的需要所要讲的是一位管理者从事管理的开始, 良好的开端往往能收到意想不到的效果, 管理的方式能决定企业的生与死。
从最上层到最低层，都各得其所，各尽其才。也就是说，管理的基本精神，就是要最大限度地发挥每个人的才能，并使每个人的才能全部地朝着有利于达到公司的目标的方向发展。美国通用汽车公司前副董事长詹姆士·牟尼说，人员组织管理就是为达到共同目标而设立的一种人类联合的形式。另一位美国大富豪安德鲁· 纳基是一个擅长于人员组织管理的实业家。人们把他的丰富的人员组织管理经验和组
织才能精辟地概括在他的墓碑上.
他的碑文写道：
这里字葬着一个人，
他擅长于把那些强过自己的人，
编织到
为他服务的管理机构中。
管理人员的责任是要全力实现企业的目标, 因此管理组织的宗旨就是要确保管理人员尽到上述责任。管理组织具有强大的威力能使各个本来分散的个人和具有不同能力、不同个性的人组织成一个有共同目标的、相互协调的整体。
这一整体的能力并不是它的所属成员的能力的简单的算术和，而是一种不论在数量上还是在质量上都远远超出原有的成员的能力的新的力量。所以，有人说，管理组织的目的就是要促使普通人做出不平凡的事情，任何组织都不能靠天才，因为天才人物毕竟是少数。但是，好的组织管理可以使普通人发挥出天才人物的才能，可以使每个人发挥出比他个人的才能更大得多的能力，也可以使每个人的弱点减缩到最小程度。所以，管理组织要创造出充分的条件，使每个人的能力和积极性都最大限度地发挥出来。管理组织还要有利于增强和激发每个人的才能。每个组织要把重点放在发现人才和使用人才上。
因此，每个组织本身还要具有不断改善、不断革新的精神，使每个人的才能不停留在原有水平上，而是不断发展和不断增强。管理组织的功能不只是协调各成员的能力， 因为"协调"毕竟还是消极性的；管理组织还要促使各个成员有上进心，不断打破旧的协调状态，进入新的和更高的协调状态。如果使管理组织单纯地局限于协调状态，并把组织的宗旨和功能仅仅局限于协调，那就不能促进各成员的上进心，而这是不利于其成员的提高和成长的。
管理人员要善于发现管理组织中的"拔尖"人物，以他的优秀成果作为动力，促进新才能的产生。管理人员还要善天发现管理组织中的所属成员的缺点和弱点，创造条件克服或抑制这些弱点的发展。
由此可见，管理组织不只是聚集各个成员的能力的机构，更重要的是要使整个组织的力量大大超过原有的个人的能力的总和。
第二节 人事管理
从最上层到最低层，都各得其所，各尽其才。也就是说，管理的基本精神，就是要最大限度地发挥每个人的才能，并使每个人的才能全部地朝着有利于达到公司的目标的方向发展。美国通用汽车公司前副董事长詹姆士·牟尼说，人员组织管理就是为达到共同目标而设立的一种人类联合的形式。另一位美国大富豪安德鲁· 纳基是一个擅长于人员组织管理的实业家。人们把他的丰富的人员组织管理经验和组织才能精辟地概括在他的墓碑上。
他的碑文写道：
这里字葬着一个人，
他擅长于把那些强过自己的人，
编织到
为他服务的管理机构中。
管理人员的责任是要全力实现企业的目标, 因此管理组织的宗旨就是要确保管理人员尽到上述责任。管理组织具有强大的威力能使各个本来分散的个人和具有不同能力、不同个性的人组织成一个有共同目标的、相互协调的整体。
这一整体的能力并不是它的所属成员的能力的简单的算术和，而是一种不论在数量上还是在质量上都远远超出原有的成员的能力的新的力量。所以，有人说，管理组织的目的就是要促使普通人做出不平凡的事情，任何组织都不能靠天才，因为天才人物毕竟是少数。但是，好的组织管理可以使普通人发挥出天才人物的才能，可以使每个人发挥出比他个人的才能更大得多的能力，也可以使每个人的弱点减缩到最小程度。所以，管理组织要创造出充分的条件，使每个人的能力和积极性都最大限度地发挥出来。管理组织还要有利于增强和激发每个人的才能。每个组织要把重点放在发现人才和使用人才上。
因此，每个组织本身还要具有不断改善、不断革新的精神，使每个人的才能不停留在原有水平上，而是不断发展和不断增强。管理组织的功能不只是协调各成员的能力， 因为“协调”毕竟还是消极性的；管理组织还要促使各个成员有上进心，不断打破旧的协调状态，进入新的和更高的协调状态。如果使管理组织单纯地局限于协调状态，并把组织的宗旨和功能仅仅局限于协调，那就不能促进各成员的上进心，而这是不利于其成员的提高和成长的。
管理人员要善于发现管理组织中的“拔尖”人物，以他的优秀成果作为动力，促进新才能的产生。管理人员还要善天发现管理组织中的所属成员的缺点和弱点，创造条件克服或抑制这些弱点的发展。
由此可见，管理组织不只是聚集各个成员的能力的机构，更重要的是要使整个组织的力量大大超过原有的个人的能力的总和。
第三节 管理之道在于"借力"
管理人员的基本使命，在于借部属的力量，完成组织的盈利目标及员工个人的福利目标，若有余力，尚应达到社会公众利益的目标。零售、批发及贸易业的企业应如此，制造、金融、及保险企业亦应如此；政府行政、军事、教育及医疗机构更应如此。所以管理之道在于借力，高层主管借中层主管的脑力，中层主管借基层主管的脑力及体力，基层主管则借现场人员的体力，现场员工则借本身体及可用的机械力。
换言之，管理系统为人力使用的系统，再由人力系统使用机械力系统，所以管理工作若失去"人"的基本要素，则成真空。关于这一点，各行业经营人员必须确认及身体力行。 主管人员借用部属力量的方法可简分为二，第一为"计划"，第二为"控制"。
所谓"计划"是泛指所有决定未来要求部属完成的"目标"及采用"办法"（亦称"手段"的用脑思考过程，这一过程必须充分利用"大脑"的创新功能，而非利用"小脑"的反射及守旧功能，方能开拓新产品、新市场、新制度、新技术。
整套的计划功夫包括:
（1）小心确定市场顾客的需求；
（2）研究环境变化及竞争者的行为；
（3）盘存本身的强点及弱处；
（4）设定行业别、产品别，及盈利产销等数量别目标；
（5）设立达成这些目标的策略性及作业性方向及步骤；
（6）指派细项责任目标给员工集团或员工个人。
要建筑一栋房屋，必须要先有建筑蓝图，及水管匠、电线匠、木匠、油漆匠、水泥匠等等的工作任务指示，才能如期完成所希望的"产品"（房屋）；相同的道理，要提供满意的产品或劳务给顾客并赚取合理利润，岂能没有小心的"计划"？
所谓"控制"是泛指确保达成计划目标的措施。控制措施可分两大类，第一为"组织结构"，第二为"人员督导"。除非组织结构简明，除非人人了解职权及责任所在，否则组织本身就是失败的根源，无法达成原定目标。
组织结构应该代表一体三面的作用，第一它应把各个的职位层次表达清楚，第二它应把各人上下沟通的管道明白指出，第三它应确定员工间协调及合作的中心，使人人的努力朝向同一目地，而非互作争斗。所以一个组织层次混乱，意见无法沟通，及不能自动协调合作的机构，必是一个乌合之众，人虽多却只消耗资源，不能创造成果。
人们常常说某某机构组织散漫，大而不当，就是指最高主管人员对其属下人员失去"控制"，毫无效果可言。
除了组织结构应严密有秩序而且有效率外，尚应有"督导"的功夫。督导是指紧接上司（主管）日常纠正及指导下属行为，以期达成目标的活动。假使每一位下属人员皆能自动自发，依照上级指示的政策目标而努力，则可以不要"督导"活动。事实上，基层人员常常无法自动自发。实施目标管理及自我控制，所以其上司对其行为的日常督导工作不能废弃。
一、"人力发展"而非"事务指导"
把前面"计划"及"控制"两个基本管理因素的内容重述一次则可以得到以下很简单地文句：即"主管人员的基本职责在于确定要求部属完成的东西(目标)，定期查核他们已经完成的程度，以及寻求方法协助他们有效地完成该目标。"无疑地，这种说法自然而然地使人们获得一种简单的结论，即"管理是人力发展， 而不是事务指导"。假使愈多人接受这种事实，则许多管理上的难题将会自然而然地消失，因为人力(尤其人的脑力)潜能的发展勘为巨大，几乎可以说无限大，人类之所以会异于一般禽兽，而为万物之灵，也是完全得力于人力的发展。
假使有人认为他自己竭尽时间及精神于事物的操作，比花费时间及耐心来引导他人(部属)工作更为有效的话，就是说明他本人不适宜当管理者，不能管理。
在许多场合里，人们常常会碰到这种"无效"的管理人员。可以称这种"只会做事，不会管人"的管理者为浪费资源的"杀鸡用牛刀者"，假使他的上级主管继续让这种无效的人当管理者， 则该机构的恶运必指日可待。
很显然地，从"管理之道在于和"，"管理是人力发展，而非事务指导"的推理下，我们即可以得到另一种简单的事实，即"管理是人事处理"，因为管理活动需要幕后的参谋人员互相配合，方能达成目标。
所谓幕前(或前线)执行管理者是指负有最后完整权责的; 所谓幕后(或后方)参谋管理者是指提供建议、协助，及服务幕前执行人中完成责任目标的人。前方作战的陆、海、空军是属于执行人员，而后方联勤部队则属参谋勤务人员，任何作战(如何管理活动)必须有前方及后方的配合，方能得胜，所以管理人员必须掌握各种人事的处理工作，包括员工关系，顾客关系，社区关系，政府关系，金融关系，股东关系， 及供应商关系。其中尤以员工关系的处理最为直接相关。下列十二条为经验人士处理员工关系的宝贵心得， 甚为简明， 可供大家参考。
第一条： 当一个人寻求新工作机会而面谈时， 总是期望别人对待他有礼貌、诚恳、态度自然而又不失之轻率， 使他能充分显出他的优点。
第二条： 一般人都希望别人因他有贡献价值而"欢迎"他去工作， 而非因同情而施舍或赏给他一碗饭吃。
第三条： 一般人都希望接受简单、明确而合理的指示， 告诉他应做些什么?如何去做? 以及做到何种程度才算做好。
第四条： 任何人都喜欢在他所尊敬及能信任的人底下做事， 不喜欢在他认为无能或看不起的人底下做事。
第五条： 每一个人都喜欢别人承认他的工作表现及贡献。
第六条： 许多人喜欢感觉到他每日的工作对别人有所帮助。当他在精神上感觉对别人的帮助愈大时， 他愈不会计较物质上的报酬。
第七条 大多数人喜欢因工作做得好而受到应有的薪酬报赏及职位升迁。
第八条： 大多数人也喜欢因工作特别努力及延长加班时间而得到奖励， 如奖牌、奖状、奖金。反之， 不喜欢不管是否努力工作及是否有所贡献， 而给予相同的待遇。
第九条： 每一个人都喜欢在大家所公认、具有高强能力及公正心理的最高主管所领导的组织内工作。
第十条： 所有的人都希望身心健康地工作下去， 所以重视带薪放假， 健康检查， 医疗服务， 安全措施， 员工顾问等等福利措施。
第十一条：人们都有寻求安全感的基本欲望，所以退休年金计划、保险计划、储蓄计划，工作稳定等等措施，都有助于提高士气及生产力。
第十二条： 当一个员工处于非被辞退不可时的处境，他希望能真诚、庄重地跟他说明理由， 不要用欺骗的理由或随便给一张通知纸条就算了事。
以上所列十二信条都是很简单的领导及激励部属潜力的做法，因为管理是人力发展及借力的活动，所以我们首先要诚恳地把我们希望别人对待我们的方法，用来对待部属。"待人如己，己所欲施于人"的铭言，确实是最简单的管理法，任何行业，任何规模大小，以及任何部门的管理人员，皆可应用这种简单方法，有效地达成目标。
第四节 建立人才队伍
人才对于企业如此需要，那么企业界所渴求的人才，到底应该具备哪些素质呢?下面有十二条建议：
(1)反应能力。思路敏捷是处理事情成功必备的要素，一个能将事务处理成功的人必须反应敏捷。一件事情的处理往往需要洞察先机，在时机的掌握上必须快人一步，如此才能促使事情成功，因为时机一过就无法挽回。
(2)谈吐应对。谈吐应对可以反映出一个人的学识和修养。好的知识和修养，得经过长时间的磨练和不间断的自我充实，才能获得水到渠成的功效。
(3)身体状况。身体健康的人做起事来精神焕发、活力充沛，对前途乐观进取，并能负担起较重的责任，而不致因体力不济而功败垂成。我们经常可以看到这样的情况，在一件事情的处理过程中，越是能够坚持到最后一刻的人，才越是有机会成功的人。
(4)团队精神。要想做好一件事情，决不能一意孤行，更不能以个人利益为前提，而必须经过不断地协调、沟通、商议、集合众志成城的力量，以整体利益为出发点才能做出为大众所接受并进一步支持的决定。
(5)领导才能。企业需要各种不同的人才为其工作，但在选择干部人才时，必须要求其具备领导组织能力。
某些技术方面的专才，虽然能够在其技术领域内充分发挥，却并不一定完全适合担任主管干部的职位，所以企业对人才的选用必须从基层开始培养干部，经过各种磨练，逐步由中阶层迈向高阶层，使其适得其位，一展其才。
(6)敬业乐群。一个有抱负的人必定具有高度敬业乐群的精神，对工作的意愿是乐观开朗、积极进取，并愿意花费较多时间在工作上，具有百折不挠的毅力和恒心。
一般而言，人与人的智慧相差无几，其差别取决于对事情的负责态度和勇于将事情做好的精神，尤其是遇到挫折时能不屈不挠继续奋斗，不到成功绝不罢休的决心。
(7)创新观念。企业的成长和发展主要在于不断地创新。科技的进步是日新月异的，商场的竞争更是瞬息万变，停留现状就是落伍。
一切事物的推动必以人为主体，人的新颖观念才是致胜之道，而只有接受新观念和新思潮才能促成进一步的发展。
(8)求知欲望。为学之道不进则退，企业的成员需要不断地充实自己，力求突破，了解更新、更现代化的知识，而不能自满，墨守成规，不再作进一步开展，因而阻碍企业成长的脚步。
(9)对人的态度。一件事情成功的关键，主要取决于办事者待人处事的态度。对人态度必须诚恳、和蔼可亲，运用循循善诱的高度说服能力，以赢得别人的共鸣，才较容易促使事情成功。
(10)操守把持。一个人再有学识，再有能力，倘若在品行操守上不能把持住分寸，则极有可能会对企业造成莫大的损害。所以，企业在选择人才时必须格外谨慎，避免任用那些利用个人权利营私贪污者，以免假公济私的贪赃枉法者危害到企业的成长，甚至造成无法弥补的损失。
(11)生活习惯。从一个人的生活习惯，可以初步了解其个人未来的发展，因为生活习惯正常而有规律，才是一个有原则、有抱负、脚踏实地、实事求是的人。所以一个人生活习惯的点点滴滴，可以观察到他未到的发展。
(12)适应环境。企业在选择人才时，必须注重人员适应环境的能力，避免选用个性极端的人，因为这种个性的人较难与人和睦相处，往往还会扰乱工作场所的气氛。
一个人初到一个企业，开始时必然感到陌生。如何能在最短时间内了解企业的工作环境，并能愉快地与大家相处在一起的人，才是企业期望的人员。反之，处处与人格格不入，或坚持自我本位的人，都可能扰乱整体前进的脚步，造成个人有志难伸、企业前途难展的困境。
第五节 人员沟通
在商业活动中，最棘手的工作就是"管人"，而"人"却又是商业活动的主体。离了"人"一切均为未然。"人管人"使不少企业盈利，也使不少单位倒闭。怎样才能管理好人呢？这里有一个很重要的课题－－沟通。
一、对员工状况的分析
大多数人忽略了：不同职位的人需要用不同的沟通方式。你的上司预期你向他报告，你的同事希望你能与他们分享，而你的部属需要你的指示。每个单位都有一些不常沟通，但具有提供极佳意见内容能力的男女员工，大致起来有三种类型。
（一）首先仔细想一想，哪些员工看起来很孤傲？对了！那些出身于专科或专业环境的员工，他们因为出身于那种环境，"能力决定报酬"的观念植于他们心中；因此这些"运用智能"的成就者时常埋首苦干于知道的事情，而开口讲话时也只是讲几句简单的话，因为他们过去被鼓励的就只是忠于工作而已。
这类人通常从来未曾学习过人际关系的技巧。人际关系的技巧可以作为沟通数量的代表，也可以用来做的晋阶－－管理层级－－的垫脚石，以及促进领导效能的基础。
通常，这类人对工作本身的忠诚，较诸对组织的忠诚还要强烈；因为他们关心的只是"工作完成否？"。举例说，电子资讯处理专家总是与公司以外的其它电子计算机专家保持密切关系，但对于公司的销售情形却很少关心；研究中心的科学家、会计师、工程师和许多其他这类的专家也都只关心他们的专业以及和他们的同业保持关系，而很少关心公司的营业状况。因此，理所当然地，他们被你雇用到的只是能力，而此种情形可能使他们在组织内的任何层级上，均与其他工作人员保持了一段陌生的距离。
（二）另外有一类常使你忽略的人，他们所以无法贡献他们更多的心力，是因为他们是"热心但沉默的一群"；这一类型的人，我们有一个名称可以形容他们，就是－－"大智若愚"。
（三）有些人所以没有做更多的贡献，仅仅是他们视多言如蛇蝎，他们认为只有言简意赅才有价值，而认为其它多出的一语一言都是浪费时间，浪费生命。结果他们不愿表达任何"显然费时"的意见，但这些意见可能在讨论会中极富价值。
那些沉默寡言的员工，他们所以沉默，因为他们相信沉默是行动的"正确"方式－－可能是你最容易来加以改善的一类人。首先向他们解释，他们的保守和沉默对别人而言，表达兴趣或行为的缺乏；他们很可能不知你所期望的，或所失望的，他们可能永不会体认到他们的沉默在某些状况下是一种障碍。
总之，你必须要求他们更广泛地参也团体讨论，或是在某些状况下要求他们更细微的和更加吸引人的提议，而且将这些建议付诸实施。当他们参与任何层级的活动增加后， 给他们热烈地赞许和鼓励。这些人习惯于你对他们的工作成就的赞美，现在你的称赞或鼓励却因于他们在沟通上技巧的改进，这会令他们感到讶异。所以当你确实发现了一个沉默类型的人，要让他发表高论或使他变得热心时，让他知道你确实在注意和赞许他！
此外，让他知道他们所缺少的能力，也是有效的方法之一。如果你必须交付某人一项特别业务或工作，但却觉得他缺少领导能力。那么你就必须尽可能地向他详细说明他所缺少的。这可以给予他们面对此问题的动机。而且如果他们确实想要在下次担当这项任务的话，他会尽力接受这次挑战。
如果以上这些努力都无法导致他们在行为上的改变的话，你就必须接受这个事实；但是绝不可低估才干的重要性。有许多场合里，在某种情况，事实完成的结果所表现的是，更烘托出善于沟通的人永远优于其他的人。比如，在推销工作上，拙于沟通的人，如果他周围的人都是口风硕健的人，那么，他无论能力多高强，他永远注定吃瘪的。在这种情形下，你并不能就否认了才干的重要性，你必须付出更多的努力以发掘出他所具有的实质。
法律事务管理办法
一.总则
1.为规范公司法律事务工作，做到依法治理企业，特制定本办法。
二.管理体制
1.公司要在行政部门设立法务室；或直属总经理领导，作为总经理在法律方面的参谋和助手。
2.公司视情况可设立专职律师或聘请兼了律师，亦可聘请律师事务所为公司法律咨询机构。
三.法务管理原则
1.公司依法治理企业，以法律、法规、制度管理公司。
2.公司法务部门从法律角度为公司经营管理活动和手段提供法律依据。发挥监督职能，防止公司生产、计划、物资、供销、运输、财务、劳工、纳税、融资等方面偏离国家法律轨道。
3.公司建立律师审查制。凡公司重大经营活动、决定、文本和合同，均须由律师事先审核，并出具法律意见或见证书。
4.法律顾问可对其职责履行负有连带责任。
四.法务管理
1.公司应制定普及法律知识的规划，由法务部门会同人力资源部门进2.行公司全员法律知识培训教育。
3.公司法务部门应积极主动地为公司经营管理提供法律意见和建议。
4.公司法务部门定期或不定期解答员工提出的法律问题。
5.公司法务部门应与司法机关和政府部门建立合作关系，及时掌握法律信息支态，为公司营造良好的法律氛围。
6.公司为法务人员提供必要的工作条件，为法律诉讼提供专项工作经费。
五.法律顾问人员
1.按国家规定，法律顾问须参加执业资格考试，合格后在国家主管部门注册。
2.法务人员须忠于职守和职业道德，模范遵守法律、法规，不进行损害国家、公共利益和企业利益的活动，保守企业秘密。
3.法务人员自觉更新知识，了解相关法律信息，以较高专业水平，提供优质法律服务。
4.对法务人员作过失、不力行为，公司按处罚规则予以处罚。严重的通报主管部门取消其执业资格，或追究刑事责任。
六.附则
1. 本办法由行政部解释、补充，经总经理办公会议通过颁行。
计算机工程师岗位职责
1.在部长领导下，按照公司计算机管理制度有关规定，负责拟订公司具体计算机管理实施细则，在上级批准后组织执行。
2.负责管理公司的中心机房，制定统一的计算机使用操作程序和规范。
3.主持或协助、指导综合或专业性信息系统的总体设计、功能划分、软件开发、运行、验收全过程的监督、管理工作。
4.能够开发中小型管理软件，追踪计算机科技动态，提出软硬件升级换代的建议方案，在批准后组织实施。
5.负责及时对年有公司计算机运行能满足业务要求。
6.负责制定公司计算机与国际互联网连通、网址注册、网页设计和制作、网上信息广告发布，以及员工上网管理监控等方案。
7.负责对公司全体员工进行计算机知识和操作技能的培训，提高公司计算机应用水平和普及面。
8.负责各计算机资料的管理，包括登记、分类、存贮、备份、转录，不得泄漏公司机密，不得擅自修改、拷贝或让无关人员阅读。
9.密切关注计算机病毒发展动态，提出切实可行的预防措施，谨防外带磁盘和网络上的病毒侵袭。
10.协助有关人员做好计算机易耗品领用登记、保管和使用工作，提出采购建议。
11.做好计算机机房的清洁管理工作，确保良好运行环境和上机者身心健康。
12.完成信息部部长临时交办的其他任务。
资料员岗位职责
1.在部长领导下，按照公司信息管理制度的有关规定，负责拟订具体管理实施细则和公司实用信息分类编码体系，在上级批准后组织执行。
2.负责对每日收到的图书资料、报刊进行分类、登录、上架。
3.负责图书资料保管、借阅、催还、整理、修补、合订装帧和淘汰处理。
4.负责按领导和部门委托要求定题剪报、文摘、建档、上网查寻等信息收集、汇编工作。
5.负责国外新技术资料的翻译、涉外来往信函的拟稿互译工作，或参与外商业务洽谈的翻译工作。
6.协助部长做好部门内务工作，完成信息部部长临时交办的其他任务。
会议管理办法
一.总则
1.为使公司的会议管理规范化和有序公，提高会议形式的行政决策效率，特制定本办法。
2.公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。
二.会议种类
(一).公司设立四级例会制度
1.公司常务会议；
2.总经理办公会议（碰头会）；
3.部门工作会议；
4.全体员工会议。
(二).公司设立其他的会议制度
1.计划调度会；
2.投资决策（审议）会议；
3.工作汇报会；
4.鉴定、评审、论证会；
5.新闻发布会；
6.研讨会；
7.工作午餐会。
(三).公司会议分为常设会议、定期会议和临时不定期会议。可针对不同会议制定细则管理。
三.会议管理体制
1.公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须在行政部审批或登记备案。
2.行政部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，在上级批准后遵照执行。
3.公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批。
4.会务工作主要由行政部承办；其他部门主办的会议，行政部应予协助。
5.公司财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。
6.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
四.会议程序
(一).会前准备
对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列度人员。
对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：
1.会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议地点；6、会议议程；7、会议主持人；8、出席人员（名单）；9、会议财务（支出收入）预算；10、接待工作说明；11、现有筹备情况及进展；12、（可能）存在的问题、解决方案及要求；13、筹划备时间进度表。
该报告批准后方执行。
2.通过口头或书面形式提出会议申请。口头仅适用于例会召开的确认。
3.会议通知。根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。
出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。
4.会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。
必要是时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。
5.在会议进行中要做好记录。记录方式为要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。
档案立卷程序
划定各部门档案（归档）范围
↓
指定相应档案责任人
↓
有关材料的日常收集、积累
↓
项目或年度结束时整理材料
↓
材料清理、鉴别、补全、去除
↓
确定保存期限、密级
↓
材料分类、编目、摘要、登记
↓
装订成册
↓
立卷上架、归档、保管
图书资料管理办法
一.总则
1.为有效达一信息资源共享、节约行政费用目的，特制定本办法。
二.管理原则和体制
1.公司信息部为图书报刊资料管理的职能部门。
2.公司图书报刊资料统一由信息部保存和管理。
3.信息部积极、主动地利用图书报刊为各部门提供信息服务。
三.图书资料的订购和收集
1.每逢订阅季节，公司信息部通知各部门阅订图书报刊的有关事项。
2.各部门将欲订阅的图书报刊目录、费用、订期、份数等计划汇总至信息部。
3.经信息部审核、平衡，报经公司领导批准，方可订阅、采购。
凡由各部门专业人员采购的图书均在信息部办理入库手续，再行出借。
4.每天收发管理员将报刊、资料分检登记后，交送信息部保存。
5.各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用留用外，均应送交信息部留存。
四.图书资料的借阅和归还
1.凡借阅图书均须填写图书资料借阅登记簿。
2.公司为领导订阅的报刊，及时送达领导办公室。
3.员工借阅的图书资料应尽快归还信息部，不得损失和遗失；否则应进行赔偿。
4.员工离开公司时，应交还借阅的图书资料。
5.员工离开公司时，个人积累的与公司有关的工作资料不得带走均应6.由该部门和信息部接收、整理、归档。
五.图书资料的利用
1.图书资料主办做好资料的分类、编目工作。
2.编制检索、参考资料：
六.编制检索工具：
1.书目。包括图书目录、资料目录、专题目录。
2.索引。包括文件索引、资料索引、报刊索引、专题资料索引、报刊索引。
3.文摘。
七.编辑参考资料：
(1)资料汇编；（2）资料摘录；（3）资料评述；（4）剪报。
1.对有参考价值的资料、文献、资料主办应及进提供给业务部门和公司领导，或使用传阅单，供有关人员传阅了解信息动态。
2.信息主办提出有深度的专题信息研究报告和建议。
八.附则
1.除业务特点要求上班时间阅读报刊资料外，任何人不得在上班时节看报打发时间，看报时间规定为午休或下班后。
2.未经许可，报刊资料不得被随意带离公司且不归还。
3.本办法由信息部解释、补充，经总经理批准颁行。
档案管理办法
一.总则
1.为规范档案管理工作，特制定本办法。
二.公司档案范围
公司建档范围确立为：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
3.财务、会计及其管理方面的文件材料；
4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
5.经营管理方面的文件材料；
6.生产技术管理方面的文件材料；
7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；
8.仪器、设备方面的文件材料；
9.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
10.科研、技术引进、转让方面的材料；
11.教育培训方面的文件材料；
12.信息、情报方面的文件材料；
13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
其他具有利用和保存价值的文件材料。
14.以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
公司档案还包括声像资料：
1.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；
2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；
3.录音档案：唱片、录音带；
4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
三.公司档案管理体制
1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。
2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。
四.档案管理工作
(一).档案材料的收集：
1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
(二).档案的归档、立卷与管理。
1.区分全宗，确定立档单位。
2.分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
7.每年对档案进行一次清理：
8.清除不必要保存的材料；
9.对破损和褪色的材料进行修补和复制。
(三).档案的保管：
1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
(四).档案的鉴定：
1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
3.公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
(五).档案的销毁：
1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
4.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
5.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
(六).档案借阅、利用工作
1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅
2.案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3.借阅期限不得超过棗星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
公司内档案利用的方式有：
1).提供档案原件；
2).提供档案复印件；
3).提供文献索引资料。
7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
五.附则
1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
2.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行
计算机管理制度
一.总则
1.为引进现代化计算机工具，推动现代化管理，使公司管理规范化、程序化、迅速快捷，特制定本制度。
二.管理原则和体制
1.公司按集中与分散相结合原则，有条件的可设立中心机房，各部门配备电脑系统。
2.条件成熟时，公司建立计算机内部网络系统。
3.计算机系统本着一次总体规划、分步建设方式实施。
4.计算机系统建设应综合考虑成本、费用、效率、效果、先进性、适用性，选择最优技术经济方案。
三.电脑系统选取型及采购
1.公司电脑系统统一采购。
2.按照计算机系统规划和工作需要，公司各部门或有关部门提出购置电脑系统的申请，公司列入固定资产投资计划，经公司常务会议或经理批准方可采购。
3.电脑系统选取型须基于广泛的市场调研，在掌握各类电脑性能、价格之后选择合格的机型 。
4.涉及重大电脑设备的选购，须邀请专业公司招标或咨询，确保电脑的功能升级，以及维修服务的承诺。
5.电脑采购过程中，做好硬件的验机工作和软件测试工作，确保电脑系统的可行性。
四.电脑使用和管理
1.公司落实电脑管理责任部门和责任人，负责电脑管理的各种工作。
2.未经许可，任何人不得随便支用电脑设备。
3.未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘。
4.严格按规定程序开启和关闭的电脑系统。
开机流程：
1.接通电源；
2.打开显示器、打印机等外设；
3.开通电脑主机；
4.按显示菜单提示，键入规定口令或密码；
5.在权限内内对工作任务操作。
关机流程：
1.退出应用程序、各个子目录；
2.关断主机；
3.关闭显示器、打印机；
4.关断电源。
五.公司鼓励员工使用电脑。在不影响业务情况下，员工应学习能熟练地进行电脑操作。
六.对公司中心机房、使用网络、工作站等高级电脑设备，则需经年产值和予上机操作，并登记使用情况。
七.公司禁止使用、传播、编制、复制电脑游戏，严禁上班时间地下铁路电脑游戏。
八.公司鼓励员工开发电脑资源，提高公司决策和管理水平。
九.电脑维护
1.公司确立专职或兼职工程师（或由电脑公司）负责电脑系统的维护。
2.电脑发生故障时，使用者作简易处理仍不能排除的，应立即报告电脑主管。
3.电脑维修维护过程中，首先确保对公司信息进行拷贝，并不遗失。
4.电脑软硬件更换需经主管同意，如涉及金额较大的维修，应报公司领导批准。
5.UPS只作停电保护之用，在无市电情况下，迅速作存盘紧急操作；严禁将UPS作正常电源使用。
6.对重大电脑软件、硬功夫件损失事故，公司列入专案调查处理。
外请人员对电脑进行维修时，公司应有人自始至终地陪同。
7.凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。
十.机房管理制度
机房安全规定：
1.机房（工作台）不得携入易燃、易爆物品；
2.机房主内严禁吸烟；
3.机台不准吃饭、吃零食或进行其他有害、污损电脑的行为；
4.机房严禁乱拉接电源，以防造成短路或失火；
5.安装坚固门锁系统，防止电脑补充盗。
机房净化规定：
1.机房内不得有卫生死角、可见灰尘；
2.调节适合电脑的温度、湿度、负离子浓度，定时换风；
3.门窗密封，防止外来粉尘污染；
4.机房内不准带入无关物品，不准睡觉休息；
5.中心机房人员进入须穿软底鞋，着白色长衫工作服；
6.机房用品定期清洁。
机房参观管理的规定：
1.经公司批准，外来人员才予安排参观。
2.外来人员参观机房，须有公司指定人员陪同。
3.电脑处理秘密事务时，不得接待参观人员或靠近观看。
4.操作人员按公司陪同人员要求可以在电脑演示、咨询；对参观人员不合理要求，陪同人员应婉拒，地匀人员不得擅自操作。
5.经同意，参观人员可以实地操作电脑，但须有公司人员的认可，不得调阅公司机密文件。
6.参观人员不得拥挤、喧哗，应听从陪同人员安排。
7.参观结束后，操作人员应整理如常。
十一.计算机保密
依据公司保密管理办法，公司计算机管理应建立相应的保密制度,计算机保密方法有：
1.同密级文件存放于不同电脑中；
2.设置进入电脑的密码；
3.设置进入电脑文件的密码或口令；
4.设置进入入电脑文件的权限表；
5.对电脑文件、数据进行加密处理。
1).为保密需要，定期或不定期地更换不同保密方法或密码口令。
2).经特殊申报批准，才能查询、打印有关电脑保密资料。
3).电脑操作员对保密信息严加看管，不得遗失、私自传播。
十二.电脑病毒的防治
1.公司购买使用公安部颁布批准的电脑杀毒产品。
2.未经许可证，任何人不得携入软件使用，防止病毒传染。
3.凡需引入使用的软件，均须首先防止病毒传染。
4.电脑出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报电脑主管处理。
5.在各种杀毒办法无效后，须重新对电脑格式化，装入正规渠道获得的无毒系统软件。
6.建立双备份制度，对重要资料除在电脑贮存外，还应拷贝到软盘上，以防遭病毒破坏而遗失。
7.及时关注电脑界病毒防治情况和提示，根据要求调节电脑参数，避免电脑病毒侵袭。
十三.软盘管理制度
1.软盘集中存放，由专人统一保管，个人不得随便带离公司。
2.公司建立软盘使用档案，注明软件名称、部门、使用人员等信息。
3.外一软盘经电脑主管检查后方可使用，必要时留存保管处。
4.公司统一添置空白盘片，员工不得随意外购空白软盘。
5.各部门使用软盘，均向管理人员登记借用。
十四.软件开发
1.公司根据需要可以开发各种单项工综合性信息系统，可由信息部负责统筹或协助。
2.软件开发需要公司高层领导的参与协调，在公司领导下确立开发总体方案、实施步骤、时间进度、费用预算、人员安排等事项。
3.软件开发一般分为系统调研、可行性分析、功能定义、框架设计、程序编制、调试、试用、反馈、完善验收等几个阶段。
4.公司整体信息系统框呆分为战略决策、战术决策、日常事务管理3个层次。
5.公司根据自身特点和业务需要，可以开发整体信息系统的子系统。
6.在目前软件市场存在诸多企业管理、生产制造软件的情况下，对软件市场进行调研分析后，决定软件是自我研制带是外购；并保证子系统间的接口衔接，集成为一体化软件。
7.软件开发根据需要可逐步开发、研制，逐步建立。
公司如有必要，可开发其他软件项目，经过技术经济论证，并报领导审核批准，可立项进行。
十五.附则
1.本制度由信息部解释、补充，经总经理批准颁行
公司客户信息管理办法
一.总则
1.为使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制定本办法。
二.客户界定
1.公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商。
2.公司有关的律师、财务顾问、广告、公关、银行、保险、融资协助机构，可列为特殊的一类客户。
三.客户信息管理
1.公司信息部负责公司所有客户信息的汇总、整理。
2.公司建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。
客户档案的建立。
1).每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；
2).客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。
4.客户档案的更新、修改。
1).客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；
2).对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；
3).积累客户年度业绩和财务状况报告。
四.公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部（除该业务保密外），不得局限在业务人员个人范围内。
五.员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。
六.建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。
七.客户管理
1.接待客户，按公司对外接待办法处理，对理要的客户按贵宾级别接待。
2.与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。
3.对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。
4.负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。
八.附则
本办法由信息部解释、补充，经总经理批准颁行。
公文处理办法
一.总则
1.为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。
2.本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。
二.公文的种类
(一).公司的通用公文种类有：
1.请示。向上级部门请求请示、批准的事项。
2.报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
3.决定。对公司重要事项或重大活动作出安排。
4.决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。
5.批复。上级答复下级的请示事项。
6.通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
7.通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
8.通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。
9.函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。
10.会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
(二).公司的专用公文有：
备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请谏、贺词、新闻稿、启事。
公文格式
1.公文一般要求包括：
发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。
收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。
标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。
正文：公文的主体部分。
发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。
公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。
公文印章：加印在发文日期中间。
密级：保密文件注明密级。
附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。
用纸格式：
1.国内公文用纸用16K型(26cm×18.4cm),涉外公文用A4型（29.7cm×21.0cm）；
2.图文区：国内用16K型（23.3cm×14.9cm）,国际标准用A4型（27cm×17.5cm）。
印装格式：
1.公文均采用横书横排；
2.单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；
3.装订可用线装、钉装、胶粘办法。
4.版面格式，首页采用文头。
公文行文原则
1.上行文原则：
1.逐级行文，即下一级行文给直接上级；
2.多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文；
3.越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。
下行文原则：
1.逐级行文；
2.多级同时行文；
3.直贯到底行文。
4.平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。
行文注意事项：
1.可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量；
2.减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮；
3.行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担；
4.不轻易越级行文。
5.对外行文处理程序
拟稿。
1.由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。
2.对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在3.公司后加下属企业全称。
4.发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
5.文稿用蓝黑墨水书写。
核稿。
1.拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。
2.审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。
1.签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。
2.编号。由行政部统一编排发文字号。
3.缮印、校对。
1.急件应先行处理。
2.保密件应由专人打印。
3.打印后的校样、废纸、腊纸等应妥善处理。
4.校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。
5.打印、校对责任人签名。
盖章、发文登记。
1.在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。
2.填写登记簿。
封发
1.发文工作由行政部门负责。
2.查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。
对内行文处理程序
1.对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
2.特殊情况下各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。
3.对内行文由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。
收文处理办法
1.签收。一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启，统一由行政部拆封处理。
2.写明各部门或个人收启的分送各位，如系公文，应主动送行政部登记处理。
分发。
1.行政产根据公文性质、要求，确定具体化在办和阅批对象，填写公文阅办单。
2.分发去向。
1).重要来文，由行政部长提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。
2).一般一务文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。
3).参阅性文件，直接组织传阅。
4).范围不明的文件，送领导审阅。
催办。
分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。
结办。
文件传部完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。
公文的立卷、归档与销毁
1.公司文件在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内
2.公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。
3.任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。
4.销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。
三.附则
本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
时间管理
一、浪费时间的症状
●办事拖拉
●班漫谈、聊天 ● 交待不清，事情做错 ● 不敢拍板，等指示
●不考虑事情过于复杂 ●主管事必亲躬 ●完美主义办事
● 会议冗长 ● 不速之客闯入
●电话干扰 ● 经常加班加点 ● 穷于应付突发事件上
●不考虑累重缓急 ● 凭记忆办事 ●主办人员迟到
同样的总是一而再、再而三地出现
二、时间管理方法
（一）有效的时间管理（美国P·F·Drucker）
1.记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；
2.管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；
3.集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
（二）ABC分类法
1.将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；
2.安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；
3.在工作中记载实际耗用时间；
4.每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；
5.重新调整自己的时间安排，更有效地工作。
三、时间管理策略与技巧
（一）工作事先作计划：
1.每年末作出下一年度工作规划；
2.每季末作出下季末工作规划；
3.每月20~25日作出下月工作计划；
4.每周五作出下周工作计划。
（二）
1.养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已可事后回忆补记。
2.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项。
3.在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘，忆可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。
4.设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。
5.如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。
6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因，并改正之。
7.重点克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）报告处理结果。据调查分析，办事拖延居于浪费时间的首位。
8.在国内，目前企业领导应酬活动过，疲于奔波，导致集中在生产经营管理上精力过少。其应对方法有：
1.）尽量授权具体事务由下属处理；
2.）指定位公关型副总经理或助理专事应酬，以求解放领导；
3.）规定午餐接待不得宴请，而用工作餐，不宜饮酒，省时又省钱，以利于下午工作；
4.）挤出成块时间，集中处理几件大事。
（1）做好对行文和会议的管理，砍掉“文山会海”。不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率。
（2）做好电话、电脑管理，严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”，应制定一整套有针对性的管理制度，并加强监管。
（3）使用电话时，利用对方急于下班心理，选择下班前通话，可减少客套、言简意赅。
（4）做好访客接待工作，不得怠待来客，主宾会面衔接得当。
（5）改善信息沟通，建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制，防止员工耗费更多时间去打听小道消息。
（6）根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思想最集中的时间，去处理最重要的事情，达到豆子功倍的效果。
（7）注意劳逸结合，不要打疲劳战。
信息管理办法
一.总则
1.信息管理是公司的一基基本管理制度，是企业正确决策的前提和依据。为使公司的信息管理规范化、系统化，特制定本办法。
二.管理原则和体制
1.公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。
2.公司级信息管理由公司信息部统筹和协调。各部门负责各职责范围内的信息管理工作。
三.管理分工和内容
1.综合信息系统由信息部负责。主要范围为国家、地方法律法规、政策文件，国家、地方社会经济、科技发展动态，本公司及上级企业经营管理，公司整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料，公司订阅的图书、报刊、杂志资料。
2.行政信息系统。由行政部负责，主要范围为地方政府、上级企业文件、指示，公司各类公文、来函电记录，办公用品功能和市场价格，车辆运行、维修及消耗情况。
3.人事信息系统。由人事部负责，主要范围为国家、地方劳动人事，工资福利，社会保障政策，人才市场信息，人事、工资档案，以及人员培训、考核、考勤等人事执行情况。
4.财务信息系统。由财务部负责，主要范围为国家财务、会计、税收、利率、汇率制度、政策，公司上级、本部和下属企业财务报表，资金使用状况，国家通用的会计、审计、税收惯例、准则，公司融资、社会资金走向，金融、货币、财政信息。
5.发展信息系统。由发展部负责，主要范围为投资环境，投资项目，技术专利市场，公司发展战略规划，企业成功、失败案例汇集等。
其他信息系统。根据实际情况可由各部门建立。
四.信息处理程序
1.公司信息处理流程包括信息的收集、加工、传递、贮存、使用等几个环节。
2.信息的收集。
五.信息收集来源：
1.公司内部各部门已有的生产、经营、管理活动所记载的；
2.公司外部公共图书、情报信息机构收集的；
3.通过社会调查、外出考察获得的专题信息。
六.信息媒体：
统计报表；（2）报纸、期刊；（3）年鉴；（4）书籍；（5）论文与报告；（6）原始记录和文件。
七.信息收集方式：
(1)原件；（2）剪贴复印；（3）文摘卡片；（4）简录。
八.信息的加工。
(一).加工方式：
1.筛选。围绕公司的中心工作、参考价值大、有前瞻性和启发作用的原则进行选择。
2.鉴别。核实和查证，去伪存真，衡量效用。
3.分类。按公司需要分类。
4.综合。对信息进行定性定定量分析，对其进行编辑和研究。
九.信息媒体：
(1)文字；（2）表格；（3）图式；（4）影像、录音。
十.信息传递。
传递方式：
1.空间传递。通过阅读、宣传、会议、电话、邮政等传递信息。
2.时间传递。通过写字、印刷、影像、录音等媒体随时间流逝而传递。
传递方向：
1.公司内部传递。在公司内自上而下、自下而上、平行、交叉传递信息。
2.公司内外传递、
传递时间：
1.各种信息传递可规定其时限。
十一.信息的存储。
1.建立信息档案；
2.信息存储电子化，即通过运用计算机信息管理系统技术。
十二.信息的使用。
1.为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材；
2.为贯彻公司各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递；
3.为公司各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递；
4.为公司协调工作服务，即信息平行的传递；
5.为特定的咨询问题服务；
6.为适应上级领导部门和有关部门需要服务；
7.为公共关系目的服务。
十三.信息的反馈。
建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率，改进信息管理作业。
1.建立信息管理保密制度，制定信息管理流程的权限和责任体制。
2.信息系统需要投资，耗费人力，公司建立信息系统需要在完备性、先进性、现代化、适用性、效果间权衡。
3.信息系统建立本着一次规划、分步实施原则，高起点计划，逐步由小到大实现现代化、正规化。
十四.附则
1.本办法未尽事项，依其他办法、规定配套使用。
2.本办法由信息部门解释、补充、执行，经总经理办公会议批准颁行
行政部职责范围
1.负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对和项工作和计划的督办和检查。
2.根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。
3.负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。
4.组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。
5..负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
6.做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。
7.负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。
8..负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。
9.负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。
10.协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息保密。
11.负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。
13.负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。
14.为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。
兼管公司职代会和工会。
15.完成总经理交办的其他任务。
办公楼管理规定
一.总则
为规范公司办公场所的工作秩序，特制定本规定。
二.仪容风纪
凡在公司办公楼工作之员工，均须衣着整洁，保持良好的仪容仪表。
按照公司规定着装：
男士推荐着西装，佩带领带；夏季着白衬衣，佩领带。
女士推荐着套装。
公司员工上班时间不得空超短裙、运动衫、拖鞋。
三.治安管理
有关治安管理体制详见公司安全消防管理办法。
任何人不得携带危险品进入公司，不得随意向窗外抛掷垃圾杂物。
四.卫生管理
有关卫生管理详见公司卫生管理办法。
员工有义务保持办公场所的整洁、舒适。
办公场所内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语，不准堆放或悬挂物品。
办公室装饰美观、整洁，办公用品摆放整齐。
五.办公室布局
办公场所的分割、划分、分配、布局、装潢风格由公司统一规划。
未经许可，不得擅自改变办公室布局，不得随意挪动办公桌或办公设备。
六.办公场所搬迁
办公场所的搬出、迁入工作，须由行政部负责。
注意搬迁过程中财产及文件资料不受损失。
七.社区关系
公司与办公楼所处的社区建立良好的邻里关系，争取街道、居委会和当地政府的积极支持和配合。
公司疏通各方面关系，保障办公场所的水、电、气、停车场、工作餐供应等良好条件。
八.附则
本办法由行政部解释、补充，经总经理批准颁行。
接待来访工作程序
起立招呼，使用礼貌用语
↓
让座倒茶 电话来访
↓
询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约
↓
决定接待对象和方式
↓
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
秘书接待 有关部门接待 领导接待
↓
是否安排工作餐或宴请 订餐
↓
接待完毕，礼貌送客：
按宾客身份分送至办公室门口、楼（电）梯口、公司大门口
↓
填写访客记录，必要时向领导汇报
秘书日常工作程序
提前到达上班地点
↓
负责本人及领导办公场所卫生清洁
↓
领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放
↓
分拆信件、分送报纸
↓
领导到达时
↓
提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本日日程
↓
督办重要事项，急事急办
↓
进行正常事务工作
↓
接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随
并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务
↓
领导临时交办的其他任务
↓
下班时间向领导征询需办事项
↓
确定是否陪领导或在家加班
↓
检查文件、锁具、电器、电源情况后下班
公司值班制度
一.总则
为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。
二.管理体制
门卫值班。公司依据自身情况，设立门卫值班制度，24小时值班。
值日。公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度。
领导值班。公司依据自身情况，设立公司领导值班制度。
三.管理要点和内容
(一).门卫值班。
目的：维护公司工作秩序，防止公司财产遭受损失。
实行分班制，保证24小时有人当班。
值班要点：
1).保证通讯系统畅通；
2).防止公司财物失窃；
3).及时排除公司火灾、漏水事故；
4).监查下班后公司人员进出情况；
5).接待来宾，保存邮件。
(二).值日。
1).目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务。
2).一般以工作时间为责任时间。
3).值班要点：
巡察办公场所保洁情况；
打开水等后勤事务；
电话记录、处理、转送；
领导交办任务。
(三).领导值班
目的：以公司业务工作为主。
一般以下班时间或节假日为值班时间。
值班要点：
1).接待下班后来客；
2).处理未完成工作；
3).处置下班后的突发、紧急事件。
4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容。
5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见。
6).值班人员要按规定准确填写值班日志。
四.值班规定
遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员。无关人员不得地值班室留宿。
值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡，不给坏人可乘之机。
在规定的时间内加强驼视，做好防盗、防火、防灾工作，尤其加强对重点部位的监管。
接待来宾外松内紧、热情招呼、缌长年累月查，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说。
值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系。须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、船、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要。
遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
五.接听值班电话应注意：
礼貌相待。不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚。
使用语言文明，切忌粗声粗气。
对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍。
对要求打公司领导的电话，首先部清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置。
对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答。
除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告。
7.加大节假日值班力量，由公司领导带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员。
8.根据需要，可安排公司司机值班或待班，一有用车要求，能在最短时间内抵达用车地点，如有必要可为其配备移动通讯工具。
9.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。
六.附则
值日、领导值班为义务值班。门卫值班为正常工作制，必可时可予轮休。
本制度由行政部与安保部解释、补充、执行，经总经理批准颁行。
企业内部银行
一、 企业内部银行定义
企业内部银行是引进商业银行的信贷与结算职能和方式于企业内部，来充实和完善企业内部经济核算的办法。在运用和发展责任会计基本功能上，将“企业（基础）管理”、“金融信贷（银行机制）”、“财务管理（会计核算）”三者融为一体。一般是将企业的自有资金和商业银行的信贷资金统筹运作，在内部银行统一调剂、融通运用，通过吸纳企业下属各单位闲散资金，调剂余缺，减少资金占用，活化与加速资金周转速度，提高资金使用效率、效益，与目标成本管理、企业内部经济责任制有机结合，并监督、考核、控制和管理办法。
二、 企业内部银行的职能
内部银行引进商业银行的信贷、结算、监督、调控、信息反馈职能，发挥计划、组织、协调作用，并成为企业和下属单位的经济往来结算中心、信贷管理中心、货币资金的信息反馈中心。
1. 结算职能
——内部银行对下属各核算及其之间的经济往来，诸如：原材料、燃料、动力供应、产成品与半成品的转移、劳务提供、器材设备的供应、商品采购、库存、销售、服务及营业费用发生，以及各种费用支出、解缴，资金调拨，都运用企业内部结算价格和相应的内部支付手段，及时准确地进行内部核算。
——效果：
对原来内部各单位相互经济往来，缩短了结算时间，尤其原各单位在社会上的银行多头开户，结算时间长的局面大为改善，活化了资金，减少了在途资金占用。
通过强化内部结算纪律，解决内部资金相互拖欠问题。
原来企业内部单位之间实物形态转移，体现为企业内部一切经济活动。通过内部结算变成模拟外部市场核算的商品交换、结算关系，树立直观的价值观、成本观、商品观。
2. 融资信贷职能
——以资金有偿占用的原则，引入信贷机制，运用利息杠杆调节作用，促进企业内部资金使用效率、效益。
——集中和吸纳企业下属各单位的货币资金，利用信贷杠杆进行内部资金融通，并尽量减少对外借款。
——效果：
改变了原来内部各单位分头向银行贷款、内部不能相互融通的情况，改进了资金多余与紧缺、苦乐不均的局面，减少了对外贷款，节省了对外银行贷款利息。
发挥横向拆借和纵向调剂职能，把有限资金真正用在刀刃上，促进各下属单位精打细算、少贷、早还，提高企业支付能力。
3. 监督控制职能
——监控职能主要通过企业核实的各项资金定额、财务收支计划、经济责任制指标体系、结算制度、结算程序、内部结算价格体系、内部合同、经济纠纷仲裁制度等实现。
——效果：
通过监督、控制，使许多不合理开支、资金外流问题、违法乱纪现象得到遏制和改善。通过事前预测、事中监督、事后核算进行全过程管理，弥补传统财务会计事后算帐的不足。
4. 信息反馈职能
——通过内部银行核算资料，准确反映企业和下属各单位的收入、支出、节余情况和经营业绩，加强信息反馈，及时为企业领导决策和调整信贷计划提供依据。
——效果：
对各下属单位收支、结存情况反馈及时。公司通过建立资金收、支、存制度，每天对各单位资金收、支、存情况统计上报，及时掌握各单位资金动态、销售经营情况。
三、 适用范围
一般而言，企业内部银行适用于具有较多责任中心的企事业单位。一般不推荐给小企业或责任实体少的企事业单位使用。
——企业集团。包括覆盖整个集团全资企业，控股、参股乃至关联企业。这是企业集团时下不能建立集团财务公司，而加强财务管理、塑造内部融资机制的最佳方法。
——大中型实体性企业。包括大型联合企业（钢铁厂、化工厂、化肥厂、石化厂、机械总厂）、矿务局、港务局等企业，覆盖其下属各个生产分厂、车间、三产企业、合资企业乃至职能部、室。
——控股性总公司。对下属控股、参股形成的企业群体建立内部银行，作为管理控制的一种手段，如农工商总公司、投资管理公司、行业控股公司。
——大型事业单位。如高等院校、设计院、科学院、研究所，主要对下属各部门、机构和科研开发公司的事业经费、科研经费和企业资金的统盘管理。
四、 组建内部银行的原则和策略
1. 要与现行财务制度相衔接
遵守企业财务通则、会计准则的基本要求，与现行财务会计核算体制相结合，发挥事前、事中控制作用。如果完全脱离现有财会体系另搞一套，将增加企业管理难度和复杂性。
2. 企业内部银行运作的工作量和成本要适中
企业内部银行新组建和运作将增加额外管理工作和运行成本。在设立前，须对其本身进行成本棗效益分析。如果内部银行的体系、机构搞得过大，程序过于复杂，会减缓经营决策速度，反而得不偿失。
3. 合理划分出下属责任单位
在我国企业管理中，一个倾向是在企业内部划小核算单位，甚至大量划出独立核算单位，实行自负盈亏，其目的是增加下属单位激励机制和经营压力；但其副作用是企业内部出现本位主义，出现诸侯割据的现象。盲目自求发展，反而损害整体利益。从这个角度讲，企业内部核算单位并不是划得越细越好。
企业须适当划分下属责任单位，合理区分内部独立核算（法人型下属单位）和非独立性核算，尤其对工序相关性的联合生产企业，更不宜划分出独立核算单位。对非独立核算单位，可以采用“模拟法人”核算经营。
因为下属责任单位均须在内部银行下户，下属责任单位数量与内部银行工作量成正比，应考虑合理设立责任单位。
4. 遵守国家金融法律、法规和政策
国家、政府还未出台对内部银行的专门的监管法律、法规，还须遵守散见于其他法律、法规中的相关条文，在现行法律环境范围内合法运行。尤其是内部银行的各项职能须严格限定在企业边界内，不能任意在社会上乱集资、乱融资和乱投资。要认识财务公司与内部银行的根本区别。
5. 与企业层次结构相匹配
一般而言，一个企业具有二级、三级管理层次。对大型企业或企业集团而言，甚至可能有四级、五级下属单位。那么内部银行是否囊括所有层次的下属企业呢？
对二、三级企业（群体），当所有下属责任单位数量不多时，可设立一级内部银行。
对具有三、四层的大企业、集团、下属责任单位庞大时，可设立二级内部银行。第一级为集团级内部银行，第二级为子公司级内部银行。例如，在矿务局，可设局级内部银行和矿级内部银行。
6. 考虑与现行企业管理体制接轨
内部银行的组织机构、核算办法心量简化、实效化，与现行组织系统相衔接。当然，可以有不同的实施策略：一种是整备好企业基础管理工程再实施企业银行；另一种是待条件基本具备时即以实施，一边运行内部银行，一边反向拉动管理体制趋于完善。
7. 选择最佳功能组织结构
内部银行具有结算、信贷、监控、信息反馈四项职能，对不同企业组建内部银行。这几项职能的重要性不一定均衡、同等权重，有的企业侧重于结算，有的企业侧重于内部资金融通。因而，企业可根据自身目的，选择自身内部银行的功能结构。当然，在不同的运行阶段，可适时调整其权重结构。
8. 参考和吸收先进经验
国内外具有组建企业内部银行的较多经验，应充分吸收这些典型的合理性和成功之处，在融合贯通基础上创新和结合实情操作。
9. 考虑内部结算以市场价格优先的“双轨制”制
企业内部银行对企业各下属单位的内部结算价格制定须以市场价格为依据。如果内部价格高于市场价格，买方单位受到损失；卖方觉得成本比市场高也可以销售出去，感觉不到降低成本、改进自身生产管理的压力，从而也就削弱企业竞争力。
实行“单轨制”制（如在日本索尼集团），就是当企业内部价格高于市场价时，买方单位有权可从外部市场挑选采购，不必从本企业购进。
五、 运行模式设计和选择
1. 运行模式
从我国现有企业的内部银行实践出发，总结出三种运行模式：
平台方案1： “双轨制”企业内部银行
现行财务
